Endress+Hauser GmbH & Co. KG

Terminzuverlässigkeit und Projektdurchsatz bei Endress+Hauser signifikant gesteigert

„Regelschleifen“ sorgen für Orientierung


  • Steigerung der Terminzuverlässigkeit um 50%
  • Durchsatz verdreifacht – bei gleichen Ressourcen

Ein sich veränderndes Arbeitsumfeld…

…kann mit zweierlei „Taktik“ behandelt werden.
A) Man belässt es beim Alten und hofft, dass sich die Geschäfte dennoch gut entwickeln.
Oder B) und mit Sicherheit die Variante, welcher mehr Zukunftssicherheit innewohnt: Das Unternehmen erkennt die neuen Herausforderungen und passt seine Strukturen und Arbeitsformen systematisch an.
E+H in Maulburg entschied sich unter der Führung des Bereichsleiters Forschung und Entwicklung Dr. Peter Selders für letztere Herangehensweise, um Terminhaltigkeit und Agilität innerhalb der aufwändigen Projekte zu vereinen. Dabei sah sich der Prozessautomatisierer mit einer Reihe an Herausforderungen konfrontiert. Zum einen nahm die Komplexität der Projekte und Lösungen über die Jahre hinweg stetig zu. Zum anderen wurde der Markt schneller, Innovationszyklen im Umkehrschluss kürzer. Darüber hinaus stieg die Mehrdimensionalität der Kundenanforderungen, nicht zuletzt auch im Zuge der Entwicklungen zur Industrie 4.0.

Besondere Voraussetzungen verlangen nach besonderen Lösungen

E+H läutete ein umfassendes Veränderungsprojekt ein, um den Herausforderungen des sich verändernden Arbeitsumfelds auf Augenhöhe entgegentreten zu können. Nicht ganz einfach, wie Dr. Peter Selders herausstellt: „Unsere Produkte tragen kritische Sicherheitslevels, wir benutzen spezielle Sensorik, entwickeln unsere Prüfmittel selbst und unsere Produkte dürfen schlicht keine Fehler machen. Ein enormer Entwicklungs- und Produktionsaufwand, alles bedingt sich gegenseitig und die interne Verzahnung der einzelnen Disziplinen ist extrem hoch.“ So konnte E+H zwar den technischen Anforderungen stets standhalten und diese übertreffen, jedoch erfüllte die Terminhaltigkeit der Entwicklungsprojekte nicht die eigenen, hohen Ansprüche.

Zielsetzung: Optimum für Projektportfolio

Die Ziele, welche sich E+H stecken wollte, waren so klar wie ambitioniert. Die Terminhaltigkeit erhöhen – zum Wohl des Kunden und wirtschaftlich betrachtet zur Kostenminimierung. „Die Rechnung ist einfach: 50 % längere Projekte verursachen auch 50 % höhere Kosten“, bringt Dr. Peter Selders die Problematik auf den Punkt. „Außerdem wollten wir unseren Durchsatz signifikant steigern. Die übergeordnete Frage lautete: Wie können wir unsere Performance so verbessern, dass wir ein Optimum für das gesamte Projektportfolio erreichen?“, so Selders weiter.

Erste Schritte in Richtung Change

In den Projektmanagementexperten von VISTEM fand E+H nach eingehender Recherche den geeigneten Partner für die Planung und Umsetzung des nötigen Veränderungsprozesses. Die Analysephase half beiden Unternehmen, sich gegenseitig kennenzulernen, menschlich als auch methodisch. In den Strategie&Taktik-Workshops ging VISTEM dann mit zahlreichen Abteilungsleitern von E+H in die Vollen. Unter dem Motto „Was müssten wir tun, damit…?“ wurden die Möglichkeiten und Instrumente von Critical Chain in Anwendung auf die Gegebenheiten vor Ort genauestens durchleuchtet.

Projektbeginn: Nicht alles muss neu!

Nicht immer ist neu auch besser. Auch bei Changeprozessen muss deshalb nicht alles Alte weggefegt und zwanghaft Neues eingeführt werden. E+H hatte sich auch in der Vergangenheit kontinuierlich um die Weiterentwicklung von Methodiken und Prozessen gekümmert. Deshalb entschied man sich zusammen mit den Projektmanagementexperten von VISTEM für einen Mix („Hybrid)“ an Methodiken und Instrumenten. „Wir haben manch Bewährtes belassen sowie Neues ergänzt und damit eine passende Klaviatur individuell mit unseren Kunden zusammengestellt“, beschreibt Wolfram Müller, Vertriebsleiter und Senior Implementation Manager bei VISTEM, die kundenspezifische Vorgehensweise.

Schädliches Multitasking eliminieren

Im ersten Schritt wurde die Anzahl an aktiven Projekten um mehr als die Hälfte reduziert um einerseits schädliches Multitasking zu vermeiden und andererseits Freiräume zur Umsetzung des Veränderungsprojektes zu schaffen. In einem der folgenden Schritte wurden das Projektmanagementsystem und sämtliche Projektpläne auf CCPM umgestellt. Die Transparenz von CCPM ermöglicht ein eindeutiges Prioritätensystem.
Unklare Prioritäten, sind sich VISTEM und E+H einig, führen dazu, dass Projekte länger als notwendig dauern, der Ressourcenaufwand dadurch größer als gedacht ausfällt. In Konsequenz führt dies zur Verspätung der Vertriebsfreigabe neuer Produkte und damit wiederum zu einem höheren Alter des Produktportfolios, verbunden mit entsprechend steigenden Pflegeaufwänden. Ein Teufelskreis, den es mithilfe eines grundsätzlich simplen Vorgehens zu durchbrechen gilt: „Einen Vorgang starten und konsequent fertig stellen. Erst dann wieder neue Aufgaben beginnen! Wir sind hier zwischenzeitlich auf einem guten Weg, das geht aber nicht von heute auf morgen und auch wir sind noch lange nicht am Ziel“, erklärt Dr. Peter Selders das Vorgehen sowie die Notwendigkeit, konzentriert am Ball zu bleiben.

„Regelschleifen“ sorgen für Orientierung

Als leicht verständliches Hilfsmittel führte E+H zusammen mit VISTEM sogenannte Regelschleifen ein – die Begrifflichkeit wurde bei E+H branchenspezifisch gewählt.
Um den Projektstatus jederzeit tagesaktuell transparent darzustellen, implementierte man beispielsweise die Regelschleife Projektstatus. Sie kommuniziert die „operative Priorität auf Basis eines objektiven Projektstatus“ und gilt damit als wichtigste Regelschleife. Die Verantwortlichen geben täglich Rückmeldung über die Restdauer ihres Arbeitspakets, eine Fieberkurve visualisiert den aktuellen Status. Auf diese Weise können potentielle Probleme frühzeitig erkannt werden. Weicht der Projektpufferindex vom Ziel ab, werden Maßnahmen zur Beseitigung von Blockern sowie zur Pufferrückgewinnung definiert.

Deutliche Transparenz

Weitere Regelschleifen beinhalten unter anderem die Projektfreigaben sowie  den wöchentlichen Zustand des Gesamt-Projekt-Portfolios. Wird der Anteil der kritischen Projekte zu groß, werden abteilungsübergreifende Maßnahmen ergriffen, um das gesamte Portfolio zu stabilisieren. Das erhöht nicht nur die Terminzuverlässigkeit für das Projektportfolio, sondern reduziert gleichzeitig die individuelle Projektdauer und sorgt – quasi nebenbei – für exzellente Lösungen.
Das Task-/ Teammanagement, eine weitere Regelschleife direkt an der Basis, stärkt seit Einführung der neuen Methodik die Verantwortung jedes Einzelnen. Hier werden die Aufgaben aus den Projekten mit den weiteren Aufgaben des Teams, wie Produktpflege und Technologieentwicklung, verknüpft und abgeglichen. Auf diese Weise kann das komplette Know-how des Teams optimal genutzt werden.

Klare Prioritäten

Klare Prioritäten für Projektvorgänge sowie die Prämisse auf schnelle Erledigung eines Vorgangs ohne Unterbrechung vermeiden auf Team- und  Mitarbeiterebene das schädliche Multitasking. Tägliche Abstimmungen und Support werden gefordert und gefördert. „Wenn die Mitarbeiter und Teammitglieder jeden Tag 15 Minuten aufwenden, um sich über die aktuellen Projekte und deren jeweiligen Status auszutauschen, dann sind das keine verlorenen 15 Minuten, sondern E+H erntet am Ende nachweislich und sichtbar bessere Ergebnisse – allein durch Kommunikation“, hebt Müller den positiven Effekt der kurzen, aber intensiven Abstimmungsrunden hervor.
Die fünfte Regelschleife Stand-Up Innovation zur täglichen Synchronisation dient dem abteilungsübergreifenden Austausch. Alle Themen, die nicht in den Abteilungen und Teams gelöst werden können, werden hier angesprochen und zur Lösung gebracht. Die schnelle, gemeinsame  Entscheidungsfindung steigert neben Gesamteffizienz und -effektivität auch die Transparenz und Innovation im Unternehmen.

Einfache Grundlagen, konzentrierte Umsetzung…

„Es ist immer wieder verblüffend, wie einfach die Grundlagen von Critical Chain sind und genau das zeichnet dieses Konzept aus“, staunt Dr. Peter Selders auch heute noch. Um diese erfolgreich umzusetzen, bedarf es jedoch höchster Konzentration und  gewisser Konsequenz. „Zusammen mit einem Partner auf Augenhöhe klappt das sehr gut“, so Selders weiter. Genau diesen habe E+H in VISTEM gefunden. Die Zusammenarbeit verlief stets sehr partnerschaftlich. Die Experten für CCPM standen dabei beratend und reflektierend zur Seite, zeigten aber immer wieder auch Grenzen auf und unterstützten auf positiv hoch kritische Weise. „E+H ließ sich nichts überstülpen. Das ist auch gut so und uns ein großes Anliegen. Denn letztendlich weiß nur der Kunde selbst, wie sein Produkt funktioniert. Exzellente Ergebnisse können nur bei exzellenter Zusammenarbeit des Unternehmens mit unseren Experten erzielt werden“, beschreibt Müller die optimale Vorgehens- und Arbeitsweise bei der nachhaltigen Umsetzung von Veränderungsprozessen.

…sichtbare Ergebnisse

Der umfangreiche Maßnahmenkatalog trug bei E+H beeindruckende Früchte. Die Zusammenarbeit unter dem Motto „Unser Portfolio statt mein Projekt“ führte innerhalb von 18 Monaten zum Sinken des Terminverzugs von 50 % auf 25 %, was einer um 50 % höheren Terminzuverlässigkeit gleichkommt. Der Durchsatz, soweit messbar, stieg in Referenz zu den letzten acht bis neun Jahren um das Dreifache – bei gleichbleibendem Ressourceneinsatz. „Das ist erfolgreicher als alles, was wir uns je von diesem Changeprozess erwünscht haben. Eine Riesenüberraschung. Trotzdem sind wir lange noch nicht am Ziel und müssen weiterhin fokussiert bleiben. Die Arbeit an den Rahmenbedingungen hat unsere Mitarbeiter und damit uns zu mehr Erfolg verholfen. Die neu gewonnene Transparenz hilft allen, daran teilzuhaben und auf dem weiteren Weg mitzuhelfen“, so Selders resümierend. „CCPM ist einfach, aber nicht leicht, aber es lohnt sich!“

“Das ist erfolgreicher als alles, was wir uns je von diesem Changeprozess erwünscht haben. Eine Riesenüberraschung.”

Dr. Peter Selders, Endress+Hauser GmbH & Co. KG

Die Endress+Hauser GmbH & Co. KG steht für die Mess- und Automatisierungstechnik in der verfahrenstechnischen Industrie. 1953 von Georg H. Endress und Ludwig Hauser gegründet sowie seit 1975 im Alleinbesitz der Familie Endress begleitet sie ihre Kunden bis heute auf dem Weg vom Labor bis in die Produktion, von der Erforschung neuer Stoffe bis zum fertigen Produkt. Die Niederlassung im badischen Maulburg unweit der deutsch-schweizerischen Grenze entwickelt hochkomplexe Lösungen für das Gebiet der Prozessautomatisierung. Um neben der Technik auch in Organisation und Prozessen dauerhaft am Ball zu bleiben, Termine für Kunden einzuhalten sowie aus dem eigenen, gelebten Anspruch nach Effizienzsteigerung entschied sich E+H für ein umfassendes Changeprojekt. Dieses sollte auch der Gewissheit Rechnung tragen, dass Abweichungen vom Plan in Entwicklungsprojekten völlig normal sind und nur der effiziente  Umgang mit ebendiesen zu einer weiteren Verbesserung beitragen kann. Die Heppenheimer VISTEM GmbH & Co. KG begleitete bei der Wahl der Methodikbausteine, der Einführung und der nachhaltigen Umsetzung eines hybriden Ansatzes des Critical Chain Project Managements (CCPM) in Kombination mit agilen Methoden.