ANNAX Gruppe

Wie Flowboards das Denken verändern

Critical Chain Projektmanagement

CCPM sorgt bei ANNAX für schnell greifbare Ergebnisse

Spezialisten als Engpass

ANNAX involvierte in den angestoßenen Changeprozess die an der Abwicklung der Projekte an den Standorten Brunnthal und Bern beteiligten Mitarbeiter sowie das gesamte Managementteam. Bereits im Vorfeld hatte sich der Führungskreis mit Problemen und Vorgehensmodellen im Bereich Projektmanagement beschäftigt. Die Herstellung von Produkten und Dienstleistungen für Fahrgastinformations- und Kommunikationssysteme erfordert stets umfangreiche und koordinierte Hardware- und Softwarenetwicklung. Teils 15 bis 20 bei ANNAX gleichzeitig ablaufende Projekte führten daher unweigerlich immer wieder zu Verzögerungen durch Eintritt unvorhergesehener Ereignisse oder neuer Kundenanforderungen. Die verspätete Umsetzung diverser Projektabschnitte war nur mehr eine logische Konsequenz dessen. Ihre spezialisierten Software-Experten identifizierte ANNAX schon früh als Engpass und wurde durch VISTEM darin bestätigt. Die Folge des vorhandenen Engpasses: Ein Kampf der Projektmanager um Ressourcen und die subjektive Priorisierung der Aufgaben. Die Frage, die auch Werner Malcherek und Jan Elbert, beide Geschäftsführer am Standort Brunnthal, nicht mehr losließ: Wie schaffen wir es, Endtermine verbindlicher zu planen und einzuhalten? Und noch mehr: Wie wirkt sich die Änderung der Ressourcen und Termine aus Projekt A auf Projekt B, C und so weiter aus?

Umfrage, Interviews und Workshops

Nach eigener Recherche erachtete ANNAX die Ansätze aus der Theory of Constraints (TOC) und dem Critical Chain Projekt Management (CCPM) als passend und wirksam für die Problemstellungen im Unternehmen. Im Lauf seiner intensiven Beschäftigung mit den Projektmanagement-Methoden stieß Malcherek dann auch auf VISTEM und Wolfram Müller, Vertriebsleiter und Senior Implementation Manager bei VISTEM. Nach einem ausführlichen Telefonat und einem ersten Workshop zum besseren Kennenlernen wurde die Zusammenarbeit fixiert. VISTEM begleitete ab sofort die Einführung der neuen CCPM Methode. Eine Umfrage unter den ANNAX-Mitarbeitern bestätigte dann die vorherige Vermutung: Schädliches Multitasking und dünne Ressourcenlage im Bereich der Software-Spezialisten waren die beiden Hauptprobleme, denen sich die Mitarbeiter in ihren Projekten ausgesetzt sahen. Im Zuge der Absicherung einzuführender Maßnahmen führte VISTEM außerdem Interviews mit den betroffenen Schlüsselpersonen am Engpass durch. Insgesamt fünf intensive Workshops mit Mitarbeitern aus Softwareentwicklung, Qualitäts-, Projektmanagement sowie dem  gesamten Führungskreis komplettierten die Grundlagenarbeit der Heppenheimer Implementierungsexperten.

„Wundermittel“ Flowboards

Um möglichst schnell greifbare Ergebnisse zu erzielen, griff  VISTEM gleich zu Beginn mit der Einführung der sogenannten Flowboards auf ein „Wundermittel“ zurück. Vereinfacht gesagt wird dabei für jedes Projekt ein Whiteboard mit den Aufgaben auf Tagesgranularität geführt. Täglich kommt seither das in die Projekte eingebundene Team am Flowboard zusammen und hält eine kurze Tagesbesprechung. Jeder Mitarbeiter stellt auf diese Weise jeden Tag eine kleine (Teil-)Aufgabe fertig, Störungen im Arbeitsfluss werden schonungslos transparent gemacht. „Am Anfang führten wir die Flowboards nur für zwei, drei Projekte ein, um nachzusehen, ob es funktioniert. Die Wirkung war ungemein: Die Flowboards helfen uns seitdem, den Überblick über die Implementierung der Aufgaben sowie über auftauchende Probleme zu bekommen und eventuell notwendige, projektspezifische Hilfsmaßnahmen zu definieren“, beschreibt Geschäftsführer Malcherek die direkten Auswirkungen.

Implementierung: Selbst, aber nicht allein

Aufgrund der positiven Erfahrungen, der intensiven Workshops und der tiefen Auseinandersetzung mit der Materie entschied sich ANNAX dafür, die weiteren Veränderungsschritte weitgehend selbständig vorzunehmen. Zusammen mit VISTEM suchte man vorher noch nach einer passenden Software zur Steuerung der CCPM-Projekte. Obgleich der Auftrag damit für VISTEM beendet war, konnte sich ANNAX auch weiterhin auf die Heppenheimer CCPM-Spezialisten verlassen. „Bei Kontrollanrufen stand uns Wolfram Müller stets mit einem offenen Ohr sowie Rat und Tat zur Seite“, so Werner Malcherek.

Erfolg durch Änderung der Denkweise

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Die kurze, dafür umso intensivere Zusammenarbeit mit VISTEM hinterließ bleibenden Eindruck und schob weitere Veränderungen an. So führte ANNAX regelmäßige Workshops ein, in denen neue Prozesse, wie z. B. standortübergreifendes Ressourcenmanagement, nach CCPM behandelt werden. Außerdem konnte das schädliche Multitasking im Bereich der Software-Entwicklung merklich reduziert werden. Gute Vorbereitung der Projekte sowie eine konsequente Umsetzung der CCPM-Methoden sind hierbei das A und O.

Das Resümee Malchereks klingt überzeugend: „Nicht zuletzt zeigte sich auch unser externer RIS-ISO-Auditor beeindruckt von der Umsetzung zahlreicher Veränderungen in einer so kurzen Zeit. Noch wichtiger für ANNAX: Durch die Einführung der CCPM-Methoden hat sich die Zusammenarbeit zwischen den Standorten verbessert. Der Wille zu kontinuierlicher Verbesserung optimiert das Tagesgeschäft und bringt langfristigen Nutzen durch weniger Risiken. Die agilere und zugleich zuverlässigere Projektabwicklung stellt einen entscheidenden Faktor für den langfristig gesicherten Erfolg von ANNAX dar.“

“Nicht zuletzt zeigte sich auch unser externer RIS-ISO-Auditor beeindruckt von der Umsetzung zahlreicher Veränderungen in einer so kurzen Zeit.”

W.Malcherek GF ANNAX GmbH

annax_logoDie ANNAX Gruppe zählt zu den führenden Herstellern von Fahrgast- und Kundeninformationssystemen (FIS) im mobilen Bereich. ANNAX bietet seine Produkte und Dienstleistungen an den Standorten Brunnthal (Deutschland), Bern (Schweiz) und Suzhou (China) Fahrzeugherstellern und Bahnbetreibern weltweit an. Von anfänglich nur 10 Mitabeitern wuchs ANNAX in den letzten 20 Jahren zum gesunden Mittelständler mit rund 240 Mitarbeitern heran. Damit das Wachstum nicht nur stetig, sondern ebenso nachhaltig ist, entschied sich das Management, die internen Prozesse zu prüfen und zu optimieren. Mithilfe der Heppenheimer Vistem GmbH & Co. KG – Spezialisten bei der zügigen und wirksamen Umsetzung von Change-Prozessen im Projektmanagement – und dem „Wundermittel“ Flowboard gewann man binnen kürzester Zeit eine bessere Übersicht über den Status der Projekte. Außerdem verbesserte sich deren Bearbeitungsgeschwindigkeit durch agilere Reaktion auf auftretende Probleme.