Schneller und besser geht’s ohne! 2017-03-23T18:48:59+00:00

Schneller und besser geht’s ohne!

Zeiterfassung schadet der Projekt-Performance (von Uwe Techt, VISTEM)

Auch ohne Zeiterfassung kann jederzeit ermittelt werden, ob sich ein Projekt gelohnt hat – mit den IST-Daten aus dem Projektsteuerungssystem. Der Verzicht auf die Bewertung nach Zeitbudgets bewirkt eine erhebliche Performancesteigerung. Deshalb ist der erste Schritt, existierende Zeiterfassungssysteme abzuschalten, um die daraus entstehenden Störwirkungen zu beseitigen. Sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeiter profitieren von mehr Effizienz, Effektivität und Zufriedenheit. Deshalb sollten Unternehmer und Manager dafür sorgen, dass detaillierte Zeiterfassung der Vergangenheit angehört und Projekte den richtigen Flow entwickeln.

„Heute ist morgen schon gestern.“ Im schnell drehenden Multiprojekt-Umfeld wollen Unternehmen ihre Projekte beschleunigen, um sich nicht selbst auszubremsen. Die Zuverlässigkeit und Kapazität sollen steigen. Nahezu selbstredend mit den gleichen Ressourcen, also ohne zusätzliche Kosten zu erzeugen. Von einer detaillierten Zeiterfassung versprechen sich Organisationen ebendiese höhere Zuverlässigkeit ihrer Projekte. Was folgt, ist die Ernüchterung: Zeiterfassung wird zur Change-Bremse, die neben der Performance auch ganze Unternehmen ausbremsen kann.

1. Zeiterfassung – warum eigentlich?

Die meisten Unternehmen arbeiten dann mit Zeiterfassung, wenn Projekte, wie zum Beispiel in der Produktentwicklung, eine wichtige Rolle spielen. Zeiterfassung soll

  • herausfinden, ob sich ein Projekt gelohnt hat,
  • helfen, zukünftige Pläne/Projekte zu verbessern, um die Planungsqualität zu erhöhen,
  • Ressourcen-Effektivität (Performance/Leistung der Ressourcen) sicherstellen und sie nach Möglichkeit verbessern,
  • die Ressourcen optimal ausnutzen, sodass Mitarbeiter ständig beschäftigt sind.

In der Praxis werden diese Ziele durch Zeiterfassung nicht erreicht. Schlimmer: Es entstehen mit 
Multitasking, Demotivation und Defokussierung der Mitarbeiter sogar schädliche Nebenwirkungen.

2. Zeitschätzungen funktionieren nicht

Angetrieben von der Zeiterfassung ist es im Projektmanagement heute üblich, den Zeitverbrauch für Projekte bis ins kleinste Detail festzulegen. Projekte sollen schließlich rechtzeitig abgeschlossen werden. Projektzuverlässigkeit durch Vorgangszuverlässigkeit! Eines wird dabei jedoch übersehen: Wir leben in einer Welt von Unsicherheit und Murphys Gesetz. Das bedeutet, dass wir den Aufwand und die Dauer für einen einzelnen Projektschritt nur schätzen können. In der Regel liegen diese Annahmen aber weit neben dem realen Ergebnis.

3. Zeiterfassung taugt nicht als Produktivitätskennzahl

Wer eine Schätzung seines Aufwandes abgeben muss, wird immer so schätzen, dass er mit der angegebenen Dauer mit hoher Wahrscheinlichkeit auskommt. Auf der anderen Seite werden festgelegte (Zeit-)Budgets auch mindestens verbraucht. Denn: Einem Mitarbeiter, der dafür bekannt ist, dass er immer weniger Arbeitszeit verbraucht, als er vorher gesagt hat, wird im nächsten Projekt seine Aufwandsschätzung gekürzt werden. Diesen geringeren Aufwand könnte er dann wahrscheinlich nicht zuverlässig einhalten. Deshalb ist es für Mitarbeiter ein logisches Vorgehen, ihr einmal festgelegtes Budget zu verbrauchen und nicht etwa früher fertig zu werden. Dass das IST auch ganz sicher dem SOLL entspricht, kann aus Unternehmenssicht darüber hinaus gewünscht sein, wenn beispielsweise eine direkte Abrechnung des Aufwandes mit dem Kunden erfolgt. Weil

  • Projekte signifikante Sicherheiten enthalten,
  • ein höherer Aufwand budgetiert wurde, als eigentlich erforderlich ist,
  • Budgets immer mindestens verbraucht werden,

ist schlussendlich der errechnete Arbeitsaufwand für einzelne Aufgaben eines Projektes und damit auch für das Projekt als Ganzes deutlich höher als eigentlich erforderlich. Deshalb sind Erkenntnisse aus der Zeiterfassung nicht geeignet, zukünftige Pläne zu verbessern. Ebenso nicht, um festzustellen, ob die Ressourcen genügend produktiv arbeiten.

4. „Taktische“ Zeiterfassung

Mitarbeiter erfahren durch die Zeiterfassung keinerlei persönlichen, zusätzlichen Erkenntnisgewinn, an welchen Stellen Störungen entstehen. Erschwerend kommt hinzu, dass es für Mitarbeiter negative Auswirklungen hat, wenn sie Budgets nicht einhalten. Die Zeiterfassung erfolgt daher rein „fürs Controlling“ – nicht mehr entsprechend der Realität, sondern „taktisch“, sodass Pläne, Budgets oder Vorgaben möglichst gut erfüllt werden. Das heißt, die erfassten Zeiten weichen von dem tatsächlich notwendigen Zeitverbrauch stark ab und „entsprechen dem Plan“.

5. Projects flow für effektive Projektabläufe

Zeiterfassung ist oft ein Pflaster, das ineffektive Arbeitsweisen nur verdeckt. Stattdessen sollten Unternehmer und Manager den Blick darauf richten, die Arbeitsweisen der Organisation zu verbessern, um damit die Projekt-Performance nachhaltig und dauerhaft zu erhöhen. Projects flow in drei Schritten:

  1. Die Arbeitslast auf ein sinnvolles Niveau reduzieren

Wenn wir weniger gleichzeitig machen, dann geht auch alles schnel